Publié le . Rédigé par Jean-François Harfaux, gestionnaire de copropriété en exercice, diplômé de l'université Paris 2 Panthéon-Assas, avec une solide expérience du droit immobilier et du contentieux : notre méthode.
La réponse courte
Le décompte de charges liste, poste par poste, les charges récupérables de l'année (celles que le locataire doit vous rembourser) et les compare aux provisions qu'il a versées. Il indique comment les charges sont réparties. Vous l'envoyez un mois avant la régularisation : la demande du complément, ou le remboursement du trop-perçu (ce qu'il a payé en trop). Les justificatifs restent consultables 6 mois. Le modèle ci-dessous se remplit à partir du relevé annuel du syndic.
Que doit contenir le décompte de charges du locataire ?
Quand le bail prévoit des provisions sur charges (une avance payée chaque mois avec le loyer), l'article 23 de la loi du 6 juillet 1989 impose une régularisation au moins une fois par an. Un mois avant, le bailleur communique au locataire, selon Service-public.fr et l'ANIL :
- le décompte par nature de charges : eau, chauffage, ascenseur, électricité et entretien des parties communes, taxes. Un total seul ne suffit pas ;
- le mode de répartition entre les logements, dans un immeuble collectif. En copropriété, indiquez la clé utilisée par le syndic : des tantièmes (la part de votre lot dans l'immeuble) ou un compteur ;
- une note sur le calcul du chauffage et de l'eau chaude, si l'immeuble a un chauffage ou une eau chaude collectifs.
Selon l'ANIL, depuis le 25 octobre 2020, quand ces équipements collectifs ont des compteurs relevés à distance, le bailleur transmet aussi une évaluation de la consommation du logement.
Seules les charges de la liste du décret du 26 août 1987 peuvent être réclamées. Cette liste est limitative : ce qui n'y figure pas reste pour vous. Le détail, rubrique par rubrique, est dans la liste des charges récupérables.
Quand envoyer le décompte, et combien de temps garder les justificatifs ?
En copropriété, vous connaissez les charges réelles de votre lot quand le syndic envoie la régularisation de l'exercice (l'année comptable de la copropriété), après l'assemblée qui approuve les comptes. Préparez le décompte à ce moment-là, envoyez-le, puis attendez au moins un mois avant de demander le complément ou de rembourser le trop-perçu.
Pendant 6 mois à compter de l'envoi, les pièces justificatives sont tenues à la disposition du locataire. Sur sa demande, vous lui transmettez aussi le récapitulatif des charges du logement, par voie électronique ou postale. En copropriété, les factures sont chez le syndic : gardez le relevé de votre lot et, si vous l'avez, le détail des dépenses par poste joint à la convocation de l'assemblée.
Le calcul complet, avec les délais de 3 ans et le paiement en 12 fois en cas de retard, est expliqué dans la régularisation des charges du locataire.
Comment remplir le modèle à partir du relevé du syndic ?
Le modèle a cinq colonnes. Recopiez-le dans un tableur ou sur papier, une ligne par poste du relevé.
- Poste : le nom de la dépense, tel qu'il figure sur le relevé du syndic.
- Montant total immeuble : la dépense de toute la copropriété pour l'exercice. Elle figure dans le détail des dépenses par poste.
- Quote-part du lot : la part de votre lot, calculée par le syndic selon la clé de répartition (la règle de partage entre les lots). Reprenez le chiffre du relevé, sans le recalculer.
- Part récupérable : 100 %, 75 %, 40 % ou 0 %, selon le décret de 1987.
- Montant réclamé : la quote-part du lot multipliée par la part récupérable.
Si le locataire n'a occupé le logement qu'une partie de l'exercice, ne retenez que la part correspondant à sa période d'occupation, et comparez avec les provisions de la même période.
Exemple fictif : à quoi ressemble un décompte rempli ?
Exemple fictif. Un appartement loué toute l'année 2025, dans un immeuble avec gardien et chauffage collectif. Le lot a 250 tantièmes sur 10 000. Pour simplifier, toutes les charges suivent ici cette même clé : la quote-part du lot est de 2,5 %. Le gardien assure le ménage des parties communes et la sortie des poubelles. Le contrat d'ascenseur ne couvre que l'entretien courant. Le locataire a versé 160 € de provision par mois, soit 1 920 €.
| Poste | Montant total immeuble | Quote-part du lot | Part récupérable | Montant réclamé |
|---|---|---|---|---|
| Eau froide | 16 000 € | 400 € | 100 % | 400 € |
| Chauffage collectif | 32 000 € | 800 € | 100 % | 800 € |
| Contrat d'entretien de l'ascenseur | 4 800 € | 120 € | 100 % | 120 € |
| Électricité des parties communes | 2 400 € | 60 € | 100 % | 60 € |
| Gardien (salaire et charges, hors éléments exclus) | 24 000 € | 600 € | 75 % | 450 € |
| Honoraires du syndic | 12 000 € | 300 € | 0 % | 0 € |
| Assurance de l'immeuble | 5 600 € | 140 € | 0 % | 0 € |
| Fonds de travaux | 6 000 € | 150 € | 0 % | 0 € |
| Total du relevé du syndic | 102 800 € | 2 570 € | — | 1 830 € |
Ajoutez ensuite la taxe d'enlèvement des ordures ménagères, qui ne passe pas par le syndic, puis soustrayez les provisions.
| Calcul final | Montant |
|---|---|
| Charges récupérables du relevé du syndic | 1 830 € |
| Taxe d'enlèvement des ordures ménagères (avis de taxe foncière) | + 210 € |
| Total des charges récupérables | 2 040 € |
| Provisions versées (12 × 160 €) | − 1 920 € |
| Complément à demander au locataire | 120 € |
Le calcul ligne par ligne : 16 000 × 2,5 % = 400 €, et ainsi de suite. Pour le gardien, 600 × 75 % = 450 €. Sur les 2 570 € du relevé, 740 € restent à la charge du propriétaire : 150 € de gardien, 300 € d'honoraires, 140 € d'assurance et 150 € de fonds de travaux. Sous le tableau, ajoutez une ligne pour le mode de répartition, par exemple : « toutes les charges sont réparties selon les tantièmes du lot : 250/10 000es ». Si votre relevé répartit l'eau ou le chauffage par compteur, indiquez-le pour ces postes.
Quel courrier joindre au décompte ?
Un courrier court suffit. Remplacez les crochets par vos informations. Deux phrases sont proposées : gardez celle qui correspond à votre cas, supprimez l'autre et son titre.
[Vos nom et prénom] [Votre adresse] [Nom et prénom du locataire] [Adresse du logement loué] [Lieu], le [date] Objet : décompte des charges du [1er janvier 2025] au [31 décembre 2025] Madame, Monsieur, Vous trouverez ci-joint le décompte des charges récupérables de la période du [1er janvier 2025] au [31 décembre 2025]. Il est détaillé par nature de charges et indique le mode de répartition utilisé. Sur cette période, les charges récupérables s'élèvent à [2 040 €]. Vous avez versé [1 920 €] de provisions. Si vous devez un complément : Il reste donc [120 €] à régler. Ce montant vous sera demandé avec le loyer du [date, au moins un mois après ce courrier]. Si vous avez trop payé : Je vous rembourserai donc [montant], par virement ou en déduction du loyer du [date, au moins un mois après ce courrier]. Les pièces justificatives (relevé du syndic, détail des dépenses par poste, avis de taxe foncière pour la taxe d'enlèvement des ordures ménagères) sont à votre disposition pendant six mois à compter de cet envoi. Pour les consulter, contactez-moi au [téléphone] ou à [adresse e-mail]. Veuillez agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées. [Signature]
Quelles sont les erreurs fréquentes dans un décompte de charges ?
- Reprendre tout le relevé du syndic. Il contient toutes les charges de votre lot, récupérables ou non. Dans l'exemple, réclamer les 2 570 € au lieu de 1 830 € ferait payer 740 € de trop au locataire. La colonne « récupérable » que certains syndics remplissent est une aide : c'est vous qui envoyez le décompte.
- Réclamer les honoraires du syndic. Ils ne figurent pas dans la liste du décret : ils restent à la charge du propriétaire, comme l'assurance de l'immeuble et les gros travaux.
- Compter le gardien à 100 %. Selon l'ANIL, on récupère 75 % de sa rémunération s'il assure à la fois l'entretien des parties communes et l'élimination des déchets, 40 % s'il n'assure qu'une des deux tâches. Certains éléments sont exclus, comme les avantages en nature ou les indemnités de licenciement. Selon la même source, la rémunération d'un employé d'immeuble (qui n'est pas gardien) est récupérable en totalité. Le relevé dit rarement quelles tâches le gardien assure : demandez-le au syndic.
- Réclamer le fonds de travaux. Cette cotisation annuelle (une épargne de la copropriété pour les travaux futurs) ne figure pas dans la liste : elle reste pour vous.
- Oublier la taxe d'ordures ménagères. Elle est récupérable, mais elle figure sur votre avis de taxe foncière, pas sur le relevé du syndic. Les frais de dégrèvement et de non-valeurs (des frais ajoutés par l'administration fiscale) ne le sont pas (Cour de cassation, 3e chambre civile, 30 octobre 2002).
- Mélanger les périodes. L'exercice de la copropriété ne suit pas toujours l'année civile. Comparez des charges et des provisions qui portent sur les mêmes mois.
- Envoyer un total sans détail. Le locataire doit voir chaque nature de charges et la clé de répartition.
Questions fréquentes
Faut-il envoyer le décompte par lettre recommandée ?
L'article 23 de la loi du 6 juillet 1989 ne fixe pas de forme d'envoi. Un envoi qui garde une trace datée, comme une lettre recommandée avec accusé de réception ou un e-mail conservé, vous permet de prouver la date et le contenu du décompte.
Peut-on envoyer seulement le total des charges ?
Non. Le décompte doit être détaillé par nature de charges : eau, chauffage, ascenseur, entretien, taxes. Dans un immeuble collectif, il indique aussi le mode de répartition entre les logements.
Le locataire peut-il demander à voir les factures ?
Oui. Les pièces justificatives sont tenues à sa disposition pendant 6 mois à compter de l'envoi du décompte. Sur sa demande, le bailleur lui transmet aussi le récapitulatif des charges du logement, par voie électronique ou postale.
Le relevé du syndic arrive tard. Que faire ?
Attendez-le : il donne les charges réelles de votre lot. Si la régularisation n'est pas faite avant la fin de l'année civile qui suit l'année des charges, le locataire peut demander à payer le complément en 12 mensualités. Le bailleur a 3 ans pour réclamer des charges.
À lire aussi
- La liste des charges récupérables sur le locataire
- Régularisation des charges du locataire : comment la calculer
- Régularisation des charges de copropriété : la comprendre
Sources
- Service-public.fr, charges locatives (vérifié le 15 avril 2025)
- ANIL, charges en location vide (consulté le 24 octobre 2026)
- ANIL, rémunération des gardiens et employés d'immeuble (analyse du décret du 19 décembre 2008)
- Légifrance, décret n° 87-713 du 26 août 1987 fixant la liste des charges récupérables
Information générale à jour en octobre 2026, rédigée et vérifiée par Jean-François Harfaux, gestionnaire de copropriété en exercice, diplômé de l'université Paris 2 Panthéon-Assas, avec une solide expérience du droit immobilier et du contentieux. Elle ne remplace pas l'avis d'un avocat ou de l'ADIL de votre département sur une situation particulière.