Mis à jour le . Rédigé par Jean-François Harfaux, syndic de copropriété diplômé de l'université Paris 2 Panthéon-Assas, avec une solide expérience du droit immobilier et du contentieux : notre méthode.
La réponse courte
Au moins une fois par an, on compare les provisions payées par le locataire aux charges récupérables réellement dépensées. S'il a trop payé, on le rembourse ; s'il n'a pas assez payé, on lui demande le complément. Un mois avant, le propriétaire lui envoie un décompte par nature de charges. Les justificatifs restent consultables 6 mois, et chaque partie a 3 ans pour réclamer.
Provisions ou charges réelles : quelle différence ?
Dans une location vide, le locataire paie chaque mois, avec son loyer, une provision sur charges : une avance. Le montant réel n'est connu qu'une fois l'année terminée et les comptes arrêtés. La régularisation sert à ajuster l'avance au réel.
En location meublée, le bail peut prévoir à la place un forfait : un montant fixe, sans régularisation ni complément. Selon service-public.fr, le forfait est obligatoire pour un bail mobilité. Ce guide concerne les baux avec provisions.
Comment calculer la régularisation, étape par étape
- 1. Partir du relevé du syndic. En copropriété, il donne les charges réelles de votre lot pour l'exercice.
- 2. Garder seulement les charges récupérables. Celles de la liste du décret du 26 août 1987 : voir la liste des charges récupérables. Honoraires du syndic, travaux et assurance de l'immeuble restent pour vous.
- 3. Ajouter les taxes récupérables qui ne passent pas par le syndic, comme la taxe d'enlèvement des ordures ménagères de l'avis de taxe foncière.
- 4. Ajuster à la période d'occupation si le locataire est entré ou parti en cours d'année.
- 5. Soustraire les provisions versées sur la même période. Le résultat est le complément à demander, ou le trop-perçu à rembourser.
Attention aux dates : l'exercice de la copropriété ne correspond pas toujours à l'année civile. Comparez des provisions et des charges qui portent sur la même période.
Quand faire la régularisation ?
L'article 23 de la loi du 6 juillet 1989 impose une régularisation au moins annuelle quand le locataire paie des provisions. En copropriété, le propriétaire a besoin des comptes de l'immeuble : il attend en pratique la régularisation envoyée par le syndic après l'assemblée qui approuve les comptes. Pour la lire, voir la régularisation des charges de copropriété.
Que doit contenir le décompte envoyé un mois avant ?
Un mois avant la régularisation, le propriétaire communique au locataire, selon l'article 23 et service-public.fr :
- le décompte par nature de charges : eau, chauffage, ascenseur, entretien, taxes… ;
- le mode de répartition entre les logements, et en copropriété les informations sur la répartition entre copropriétaires ;
- si l'immeuble a un chauffage ou une eau chaude collectifs, une note sur le calcul de ces charges.
Selon l'ANIL, depuis le 25 octobre 2020, quand l'immeuble a un comptage individuel télé-relevable du chauffage ou de l'eau chaude collectifs, le propriétaire transmet aussi une évaluation de la consommation du logement.
Les justificatifs : combien de temps les garder à disposition ?
Pendant 6 mois à compter de l'envoi du décompte, les pièces justificatives sont tenues à la disposition du locataire. Sur sa demande, le propriétaire lui transmet aussi le récapitulatif des charges du logement. En copropriété, les factures sont détenues par le syndic : gardez le relevé et, si possible, le détail des dépenses par poste joint à la convocation de l'assemblée.
Régularisation en retard : délai de 3 ans et paiement sur 12 mois
- Prescription de 3 ans. Selon l'article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989, le propriétaire peut réclamer des charges pendant 3 ans, même après le départ du locataire. Le locataire a le même délai pour demander le remboursement d'un trop-perçu. Exemple donné par service-public.fr : une dette de mars 2025 peut être réclamée jusqu'en mars 2028.
- Étalement sur 12 mois. Si la régularisation n'a pas été faite avant la fin de l'année civile qui suit l'année où les charges étaient dues, le locataire peut demander à payer le complément par douzièmes (article 23). Service-public.fr indique que la demande se fait par lettre recommandée avec accusé de réception.
Exemple fictif : une régularisation complète
Exemple fictif : un locataire paie 150 € de provision par mois sur toute l'année 2025, soit 1 800 €.
| Étape | Montant |
|---|---|
| Relevé annuel du syndic pour le lot | 2 500 € |
| Dont charges récupérables | 1 885 € |
| Taxe d'ordures ménagères (avis de taxe foncière) | + 160 € |
| Total récupérable | 2 045 € |
| Provisions versées | − 1 800 € |
| Complément à demander | 245 € |
Le propriétaire envoie le décompte par nature de charges, puis demande les 245 € au moins un mois plus tard. S'il ne régularise les charges de 2025 qu'en 2027, le locataire peut demander à payer en 12 fois, soit environ 20,42 € par mois. Le détail du tri des 2 500 € est dans notre exemple de relevé trié.
Questions fréquentes
Faut-il régulariser les charges chaque année ?
Oui, quand le locataire paie des provisions : la régularisation doit être faite au moins une fois par an. Avec un forfait de charges, possible en meublé, il n'y a pas de régularisation.
Combien de temps le propriétaire a-t-il pour réclamer des charges ?
3 ans, selon l'article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989, même après le départ du locataire. Le locataire dispose du même délai pour demander le remboursement de charges payées en trop.
Le locataire peut-il demander à voir les factures ?
Oui. Les pièces justificatives sont tenues à sa disposition pendant 6 mois à compter de l'envoi du décompte. En copropriété, ce sont souvent les pièces que le syndic tient pour l'immeuble.
La régularisation arrive tard. Le locataire doit-il tout payer d'un coup ?
Pas forcément. Si la régularisation n'a pas été faite avant la fin de l'année civile qui suit l'année où les charges étaient dues, le locataire peut demander à payer en 12 mensualités.
À lire aussi
- La liste des charges récupérables sur le locataire
- Régularisation des charges de copropriété : la comprendre
- Appel de fonds ou régularisation en hausse : l'analyse
Sources
- Légifrance, article 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989
- Légifrance, article 7-1 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989
- Service-public.fr, charges locatives (vérifié le 15 avril 2025)
- Service-public.fr, délai de prescription d'une dette de loyer ou de charges (vérifié le 1er juillet 2024)
- ANIL, charges en location vide
Information générale à jour en octobre 2026, rédigée et relue par Jean-François Harfaux, syndic de copropriété diplômé de l'université Paris 2 Panthéon-Assas, avec une solide expérience du droit immobilier et du contentieux. Elle ne remplace pas l'avis d'un avocat ou de l'ADIL de votre département sur une situation particulière.