Publié le . Vérifié par Jean-François Harfaux, gestionnaire de copropriété en exercice, diplômé de l'université Paris 2 Panthéon-Assas, avec une solide expérience du droit immobilier et du contentieux : notre méthode.
La réponse courte
Le syndic bénévole tient les comptes comme un professionnel : un compte bancaire au nom de la copropriété, chaque recette et chaque dépense notée, et cinq annexes jointes à la convocation de l'assemblée. Une petite copropriété (5 lots principaux au plus, ou un budget moyen inférieur à 15 000 € sur 3 ans) peut se contenter d'un journal de banque, à condition de relever ses dettes et ses créances à la clôture. Un tableur suffit.
Quelles règles comptables s'appliquent au syndic bénévole ?
Les mêmes que pour un syndic professionnel. La loi du 10 juillet 1965 charge tout syndic de tenir la comptabilité du syndicat des copropriétaires (la collectivité de tous les copropriétaires). Elle suit le décret du 14 mars 2005, le même modèle pour toutes les copropriétés (ARC).
Ce modèle repose sur la comptabilité d'engagement : une dépense compte pour l'année où elle est due, même si elle est payée plus tard. Le but, selon le Gouvernement, est d'éviter les comptes qui se limitent aux mouvements de la banque (réponse ministérielle du 11 septembre 2018).
Une règle ne connaît aucune exception : les fonds passent par un compte bancaire au nom du syndicat, dont le syndic a seul la signature pendant son mandat. Votre compte personnel ne doit jamais servir (ARC).
Les autres devoirs du syndic bénévole (registre, assurance, assemblée, archives) sont détaillés dans le guide du syndic bénévole et son année en 12 étapes.
Votre copropriété peut-elle tenir une comptabilité simplifiée ?
Oui, si c'est une petite copropriété. Depuis le 1er juin 2020, c'est le cas si elle remplit l'une des deux conditions suivantes (INC) :
- 5 lots principaux au plus. On ne compte que les lots de logements, de bureaux ou de commerces. Une cave ou un parking n'entre pas dans le calcul.
- Ou un budget prévisionnel moyen inférieur à 15 000 € sur trois exercices de suite (un exercice est l'année comptable).
Exemple fictif. Un immeuble de 8 logements a voté 11 500 €, 12 000 € puis 12 500 € de budget. La moyenne est de 12 000 €, sous les 15 000 € : il est concerné, même avec plus de 5 lots. Un immeuble de 12 logements dont le budget moyen atteint 22 000 € ne l'est pas.
Le seuil de « moins de 10 lots », encore cité ici ou là, figurait dans la loi en 2018 (réponse ministérielle). Retenez ceux de 2020.
Pour les comptes, la dispense porte sur un seul point : la copropriété n'est pas tenue à une comptabilité en partie double, et ses engagements peuvent être constatés en fin d'exercice (INC). Le compte bancaire séparé, le budget, l'approbation des comptes en assemblée et les cinq annexes restent obligatoires.
Partie double ou journal de banque : qu'est-ce qui change ?
En partie double, chaque opération est notée deux fois, au débit d'un compte et au crédit d'un autre. Une facture reçue crée tout de suite une dette ; un appel de fonds, une somme due par chaque copropriétaire.
Avec la dispense, vous tenez un journal de banque : une ligne par encaissement, une ligne par paiement, dans l'ordre du relevé. Il ne montre ni ce que vous devez encore, ni ce que l'on vous doit. À la clôture, vous ajoutez donc ces deux listes : sans elles, pas d'annexes (ARC).
Exemple fictif. La facture d'eau du second semestre, 840 €, arrive le 20 décembre 2026 ; vous la payez le 10 janvier 2027. Le journal de banque la montre en 2027. C'est pourtant une charge de 2026, encore due au 31 décembre.
Comment tenir le tableur au fil de l'année ?
Une séance par mois, environ une demi-heure :
- Numérotez chaque pièce (F-001, F-002 pour les factures, AF-01 pour les appels de fonds), reportez ce numéro dans le tableur et classez la pièce par année.
- Donnez une catégorie à chaque ligne, reprise des postes du budget voté : eau, électricité, entretien, assurance.
- Pointez le relevé de banque : les deux soldes doivent être égaux, au centime. Un écart se cherche le mois même.
- Suivez les appels de fonds et relancez par écrit les retards. Voir les impayés de charges.
- Mettez le fonds de travaux à part, dans sa propre catégorie. Voir le calcul du fonds de travaux.
Comment clôturer l'exercice ?
Au dernier jour de l'exercice, relevez le solde de la banque, les factures non payées et les appels de fonds non payés. Puis comparez les dépenses au budget voté.
Exemple fictif pour l'immeuble de 8 logements, exercice 2026, 1 000 tantièmes. Pour simplifier, aucune facture de 2025 n'a été payée en 2026, et le fonds de travaux est laissé de côté.
| Au 31 décembre 2026 | Montant |
|---|---|
| Budget voté, appelé en 4 trimestres | 12 000 € |
| Provisions reçues (le lot 3 doit encore 450 €) | 11 550 € |
| Dépenses payées en 2026 | 11 760 € |
| Facture d'eau reçue, payée en janvier 2027 | 840 € |
| Dépenses réelles de l'exercice (11 760 + 840) | 12 600 € |
| Écart avec le budget, à répartir | 600 € |
Le journal de banque seul laissait croire à 240 € d'économie (11 760 € payés pour 12 000 € votés). Il y a en réalité 600 € de dépassement. Si toutes ces charges sont des charges générales, un lot de 150 tantièmes paiera 90 € de plus (600 € × 150 / 1 000). Le calcul par lot est dans calculer sa part des charges.
Un contrôle : avec 2 000 € en banque au 1er janvier, le relevé affiche 1 790 € au 31 décembre (2 000 + 11 550 − 11 760). Ajoutez les 450 € dus par le lot 3, retirez les 840 € dus au fournisseur : 1 400 €, soit 2 000 € moins les 600 € de dépassement. Sinon, une ligne manque.
La régularisation (le solde de chacun) n'est appelée qu'après l'approbation des comptes en assemblée : voir l'approbation des comptes et la régularisation des charges.
Que contiennent les cinq annexes et d'où viennent les chiffres ?
Elles sont jointes à la convocation de l'assemblée qui approuve les comptes (ARC). Elles se remplissent avec le tableur et les relevés de clôture :
- Annexe 1, l'état financier après répartition. La situation au dernier jour de l'exercice : banque, provisions et avances, sommes dues par les copropriétaires, dettes envers les fournisseurs. Dans l'exemple : 1 790 € en banque, 450 € dus par le lot 3, 840 € dus au fournisseur d'eau.
- Annexe 2, le compte de gestion de l'exercice. Les charges et les produits de l'année, poste par poste, avec le budget voté et le budget proposé pour l'année suivante. Ce sont les totaux de la colonne « Catégorie » du tableur. Voir le budget prévisionnel.
- Annexe 3, les opérations courantes. Les mêmes dépenses courantes, classées cette fois par clé de répartition (la règle qui fixe la part de chaque lot) : charges générales, ascenseur, chauffage…
- Annexe 4, les travaux et opérations exceptionnelles. Ce qui a été voté et dépensé hors du budget courant, par exemple une réfection de toiture, lui aussi classé par clé de répartition.
- Annexe 5, les travaux votés et non terminés. Chaque chantier encore ouvert à la fin de l'exercice.
Les charges sont ainsi présentées deux fois : par nature (eau, entretien…) et par clé de répartition (réponse ministérielle de 2018, ARC). Pour les lire du côté du copropriétaire, voir comment lire les annexes comptables.
Faut-il un logiciel pour syndic bénévole ?
Non. Les règles fixent ce que les comptes doivent montrer, pas l'outil. Pour une petite copropriété, un tableur bien tenu suffit. Au-delà, un logiciel peut aider. Avant d'en choisir un, gratuit ou payant, vérifiez :
- Il produit les cinq annexes au format du décret de 2005.
- Il gère vos clés de répartition et les tantièmes de chaque lot.
- Il prépare les appels de fonds par lot et suit les paiements.
- Il exporte toutes les données dans un tableur, pour les remettre au syndic suivant.
Questions fréquentes
Le syndic bénévole doit-il tenir une comptabilité en partie double ?
En principe oui, comme tout syndic. Une petite copropriété en est dispensée : 5 lots de logements, de bureaux ou de commerces au plus, ou un budget moyen inférieur à 15 000 € sur 3 exercices. Elle peut alors noter ses dettes et ses créances à la fin de l'exercice seulement.
Les cinq annexes sont-elles obligatoires dans une petite copropriété ?
Oui. La dispense allège la tenue des comptes au fil de l'année, pas leur présentation. Les cinq annexes sont jointes à la convocation de l'assemblée qui approuve les comptes.
Le syndic bénévole peut-il utiliser son compte bancaire personnel ?
Non. Les fonds passent par un compte ouvert au nom du syndicat des copropriétaires. Le syndic en a la signature pendant son mandat. Son compte personnel ne doit jamais servir.
Un tableur suffit-il pour tenir les comptes ?
Pour une petite copropriété, oui, s'il est tenu chaque mois et pointé sur le relevé de banque. Il doit permettre d'établir les cinq annexes et la répartition des charges entre les lots.
À lire aussi
- Syndic bénévole : obligations, responsabilité et l'année en 12 étapes
- Budget prévisionnel de copropriété : le préparer et le vérifier
- Approbation des comptes en AG : ce que vous approuvez vraiment
- Régularisation des charges de copropriété
- Fonds de travaux : calculer le minimum légal
Sources
- INC, des règles dérogatoires pour les petites copropriétés (publié le 16 novembre 2021)
- ARC, être syndic de sa copropriété : obligations légales et organisation (14 novembre 2024)
- ARC, les 5 annexes comptables (avril 2022)
- Assemblée nationale, question écrite n° 7780 sur les règles comptables des copropriétés, réponse publiée au Journal officiel le 11 septembre 2018
Information générale à jour en octobre 2026, rédigée par Jean-François Harfaux, gestionnaire de copropriété en exercice, diplômé de l'université Paris 2 Panthéon-Assas, avec une solide expérience du droit immobilier et du contentieux. Elle ne remplace pas l'avis d'un avocat, d'un expert-comptable ou de l'ADIL de votre département sur une situation particulière.